Ledenadministratie in Excel of met software?

Waarom Excel zo populair is

Een spreadsheet is gratis, flexibel en iedereen kan ermee werken. Voor een kleine groep leden is het een prima begin: je houdt namen, contactgegevens en betalingen bij in één bestand.

Waar het misgaat

• Meerdere versies. Zodra meer mensen met het bestand werken, ontstaan er kopieën en weet niemand meer welke klopt.
• Fouten in formules. Eén verkeerde formule of verschoven kolom en je overzicht klopt niet meer.
• Handwerk bij betalingen. Betalingen controleer je met de hand en storno's houd je apart bij.
• Geen koppelingen. Inschrijvingen, rooster, presentie en mail staan allemaal los van elkaar.
• AVG-risico's. Een spreadsheet met persoonsgegevens en IBAN's wordt makkelijk gedeeld of gemaild, zonder dat je weet wie er toegang heeft.

Wat ledensoftware anders doet

Met ledensoftware werkt iedereen in dezelfde, actuele administratie. Rechten bepalen wie wat mag zien, betalingen lopen automatisch en inschrijvingen, rooster en presentie zijn met elkaar verbonden. Wijzigingen worden gelogd, zodat je altijd kunt terugzien wat er is gebeurd.

Checklist: is het tijd om over te stappen?

• Je hebt meer dan een paar tientallen leden of meerdere groepen.
• Meer dan één persoon werkt in de administratie.
• Je besteedt elke maand uren aan betalingen controleren.
• Je wilt dat leden zich online kunnen inschrijven of lessen kunnen boeken.
• Je wilt weten wie er afhaakt, voordat het te laat is.

Herken je twee of meer punten? Dan levert overstappen je waarschijnlijk meer tijd op dan het kost.

Overstappen zonder gedoe

Bij BuzzFlow zetten wij je bestaande Excel- of Google Sheets-lijsten voor je over, inclusief abonnementen en betaalgegevens. Zo werkt overstappen naar BuzzFlow.