Gids
Contributie automatisch innen: zo werkt SEPA-incasso.
Automatische incasso is de makkelijkste manier om contributie of lesgeld te innen. In deze gids lees je hoe het werkt, waar je op moet letten en hoe je storno's voorkomt.
Wat is SEPA-incasso?
Met een SEPA-incasso schrijf je met toestemming van je lid een bedrag af van zijn of haar rekening. Voor terugkerende bedragen, zoals maandelijkse contributie of lesgeld, gebruik je een doorlopende machtiging. Het lid geeft die één keer af, daarna kun je elke maand incasseren zonder dat het lid iets hoeft te doen.
De machtiging
Een geldige machtiging bevat onder meer de naam en het IBAN van het lid, een uniek machtigingskenmerk en de datum waarop de machtiging is afgegeven. Daarnaast heb je als incassant een incassant-ID nodig. Bewaar machtigingen zorgvuldig: bij een geschil moet je kunnen aantonen dat het lid toestemming heeft gegeven.
Eigen bank of een betaalprovider zoals Mollie?
Er zijn twee manieren om te incasseren:
- Via je eigen bank. Je vraagt een incassocontract aan, maakt elke maand een SEPA-bestand en levert dat aan bij je bank. Storno's verwerk je zelf.
- Via een betaalprovider zoals Mollie. Leden machtigen online, de incasso gaat automatisch en storno's worden digitaal teruggemeld. Je hebt geen incassocontract bij je bank nodig.
Voor de meeste scholen en clubs is een betaalprovider het eenvoudigst: minder handwerk, minder fouten en sneller overzicht.
Vooraankondiging
Leden moeten vooraf weten wanneer en hoeveel er wordt afgeschreven. Dat heet een vooraankondiging. Bij een vast maandbedrag kun je dit één keer melden, bijvoorbeeld bij de inschrijving. Verandert het bedrag, informeer je leden dan op tijd.
Storno's: wat als een betaling terugvalt?
Een incasso kan terugvallen, bijvoorbeeld door onvoldoende saldo. Daarnaast mag een lid een geautoriseerde incasso binnen acht weken zonder opgaaf van reden laten terugboeken. Zorg dat je storno's snel opvolgt, bij voorkeur met een persoonlijke mail en een betaallink, zodat het lid direct kan betalen.
Tips om storno's te voorkomen
- Incasseer op een vaste dag, bij voorkeur kort na het moment waarop de meeste salarissen binnenkomen.
- Houd bedragen voorspelbaar en communiceer wijzigingen ruim van tevoren.
- Laat leden een IBAN-wijziging zelf doorgeven, zodat je altijd op het juiste rekeningnummer incasseert.
Hoe BuzzFlow helpt
BuzzFlow is volledig gekoppeld aan Mollie. Leden machtigen online, BuzzFlow berekent elke maand de juiste bedragen (ook pro rata en inschrijfgeld) en storno's worden automatisch opgevolgd met een betaallink. Doe je het liever zelf, dan exporteer je in een paar klikken een SEPA-bestand voor je eigen bank. Lees meer over automatische incasso in BuzzFlow.